Il existe deux sortes de tableaux de bord. Ceux qu’on ouvre le premier lundi du mois, qu’on lit en dix minutes et dont on ressort avec deux décisions. Et ceux qui comptent quarante graphiques, prennent une demi-journée à produire, et que personne ne consulte au bout du troisième mois. La différence ne tient pas à l’outil employé.
Commencer par le lecteur, pas par les données
L’erreur fondatrice consiste à partir de ce que l’outil sait produire. Partez plutôt de la personne qui lira le document, et de la décision qu’elle doit prendre.
Un responsable d’association environnementale n’a pas besoin de savoir combien de sessions ont eu lieu mardi dernier. Il a besoin de savoir si sa campagne de sensibilisation a touché plus de monde que la précédente, et où placer l’effort du mois suivant. Toute donnée qui ne sert pas cette décision alourdit le document sans l’améliorer. C’est le principe de construction détaillé sur https://jimenezjulien.net : un tableau de bord n’est pas un inventaire de ce qu’on peut mesurer, c’est une sélection de ce qui change une décision.
Écrivez donc, avant toute chose, les trois questions auxquelles le document doit répondre chaque mois.
La structure en trois blocs
Une page. Trois parties. Pas davantage.
Le bloc résultat ouvre le document avec trois à cinq chiffres clés, chacun accompagné de sa variation par rapport au mois précédent et au même mois de l’année passée. C’est ce que lira une personne pressée.
Le bloc explication détaille ce qui a produit ces résultats : répartition par canal, pages les plus consultées, campagnes menées. Trois ou quatre visuels au maximum.
Le bloc action liste ce qui a été fait le mois écoulé et ce qui est prévu pour le suivant. C’est la partie qui transforme un rapport en outil de pilotage.
Choisir les chiffres
Cinq à sept indicateurs suffisent, sélectionnés avec un critère unique : leur variation doit pouvoir déclencher une action.
Un socle qui fonctionne pour la plupart des structures : le nombre de visiteurs, la répartition entre les principales sources, le nombre de conversions, le taux de conversion, et une mesure de visibilité en recherche.
Ajoutez-y un ou deux indicateurs propres à votre activité nombre d’adhésions, inscriptions à un événement, dons, participations à une action.
Retirez impitoyablement tout ce qui ne bouge jamais ou dont vous ne sauriez que faire.
Le commentaire : la partie la plus importante
C’est aussi celle qu’on saute systématiquement, et c’est un tort. Un chiffre sans interprétation ne se lit pas ; il se contemple.
Trois lignes suffisent pour chaque bloc : ce qui a changé, pourquoi selon vous, et ce que vous en tirez. « Le trafic organique baisse de 12 % : deux articles bien positionnés ont perdu des places après une refonte de leur page. À corriger ce mois-ci. »
Ce commentaire vaut mieux que dix graphiques supplémentaires. Il fait la différence entre un document consulté et un document archivé.
L’outillage, en dernier
Volontairement placé à la fin, parce que c’est la question la moins importante.
Un tableur suffit largement pour commencer, avec une saisie manuelle de quinze minutes par mois. Passez à un outil de visualisation connecté à vos sources uniquement quand le format s’est stabilisé c’est-à-dire après trois ou quatre mois d’utilisation réelle.
Automatiser un tableau de bord dont la structure n’est pas encore fixée revient à couler du béton avant d’avoir fini les plans. Vous y passerez du temps, et vous devrez tout refaire.
